Akceptujemy formy płatności
Rezerwacja sali weselnej to jedna z najważniejszych decyzji podejmowanych podczas przygotowań do ślubu. Po ustaleniu terminu i wybraniu odpowiedniego obiektu przychodzi czas na podpisanie umowy, która powinna jasno określać zakres usług, koszty oraz obowiązki obu stron. Im dokładniej zostaną opisane wszystkie ustalenia, tym mniejsze ryzyko nieporozumień na kolejnych etapach organizacji.
Przed podpisaniem dokumentu warto porównać go z przedstawioną ofertą i upewnić się, że zawiera wszystkie uzgodnione elementy. W Hotelu Grodzisko proponujemy kilka pakietów weselnych, obejmujących m.in. menu, obsługę kelnerską, powitanie Pary Młodej i gości oraz apartament dla Nowożeńców. Szczegółowy zakres wybranego wariantu powinien zostać wskazany w umowie lub stanowiącym jej część załączniku.
Na początku należy sprawdzić podstawowe informacje: dane Pary Młodej, nazwę i dane obiektu, termin wydarzenia oraz wskazanie sali, w której odbędzie się przyjęcie. Powinny zostać zapisane również godziny rozpoczęcia i zakończenia wesela.
Jeżeli obiekt dysponuje kilkoma przestrzeniami, warto doprecyzować, z których części będzie można korzystać. Może to dotyczyć nie tylko sali bankietowej, ale również ogrodu, tarasu, altany, miejsca ceremonii, parkingu czy przestrzeni przeznaczonej na sesję zdjęciową.
Umowa powinna także wskazywać, co dzieje się w przypadku przedłużenia przyjęcia. Należy ustalić, czy jest ono możliwe, ile kosztuje każda dodatkowa godzina oraz czy wydłużenie wydarzenia wymaga wcześniejszego potwierdzenia.
W momencie rezerwacji sali Para Młoda zazwyczaj nie zna jeszcze ostatecznej liczby uczestników. W umowie można więc podać wartość orientacyjną, a jednocześnie określić:
Warto zapytać również o zasady dotyczące najmłodszych uczestników. W naszej ofercie weselnej dzieci do 12. roku życia objęte są obniżoną ceną, a na terenie obiektu możemy przygotować kącik zabaw. Istnieje także możliwość wynajęcia animatorki po wcześniejszym ustaleniu szczegółów.
Przyjęcie na mniejszą liczbę osób może wymagać innego ustawienia stołów i odmiennej organizacji przestrzeni. Więcej wskazówek na ten temat przedstawiamy w artykule o tym, jak zorganizować kameralne wesele do 60 osób.
Samo określenie „pakiet weselny” jest zbyt ogólne. W umowie lub załączniku powinny zostać wymienione wszystkie elementy wliczone w cenę. Mogą to być:
W Hotelu Grodzisko przygotowaliśmy kilka wariantów oferty, dzięki czemu zakres przyjęcia można dopasować do terminu, liczby gości i oczekiwanego poziomu obsługi. Aktualne elementy poszczególnych wariantów prezentujemy na stronie z pakietami weselnymi Hotelu Grodzisko.
Warto zaznaczyć, czy oferta przedstawiona podczas spotkania stanowi załącznik do umowy. Dzięki temu nie trzeba opierać się wyłącznie na ustnych ustaleniach albo wiadomościach przesyłanych na wcześniejszym etapie rozmów.
Umowa nie musi od razu zawierać ostatecznej listy potraw, ale powinna określać termin wyboru menu oraz zasady wprowadzania zmian. Warto ustalić liczbę dań gorących, przekąsek, deserów oraz godziny ich podawania.
Należy również zapytać:
Menu powinno być dopasowane nie tylko do gustu Pary Młodej, ale również do charakteru i długości wydarzenia. W osobnym poradniku wyjaśniamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze menu weselnego.
Przed podpisaniem umowy trzeba ustalić, czy alkohol zapewnia sala, czy może zostać zakupiony przez Parę Młodą. W drugim przypadku dokument powinien określać zasady dostarczenia, przechowywania, chłodzenia i podawania trunków.
Warto sprawdzić również:
W ramach naszej oferty weselnej nie pobieramy opłaty korkowej. Szczegółowy sposób przekazania i serwowania alkoholu warto jednak każdorazowo potwierdzić podczas ustalania zakresu przyjęcia.
Nawet jeżeli Para Młoda korzysta z pomocy dekoratora, należy ustalić, jakie elementy zapewnia obiekt. Podstawowa aranżacja może obejmować obrusy, serwetki, nakrycia, dekorację stołu Pary Młodej albo wybrane elementy oświetlenia. Pozostałe ozdoby mogą wymagać zamówienia osobnej usługi.
W umowie lub ustaleniach organizacyjnych powinny znaleźć się informacje dotyczące:
Podobne ustalenia dotyczą DJ-a, zespołu, fotografa i innych wykonawców. Warto przekazać im informacje o godzinach dostępu do obiektu, miejscu rozładunku sprzętu, dostępnych przyłączach oraz planowanym ustawieniu stanowisk.
Dobra umowa określa ramy czasowe wydarzenia, natomiast szczegółowy harmonogram można przygotować bliżej terminu wesela. Powinien on zostać uzgodniony z obsługą sali, kuchnią, DJ-em lub zespołem oraz fotografem.
Plan warto opracować dla takich momentów jak:
W Hotelu Grodzisko pomagamy dopasować godziny serwisu do przebiegu uroczystości, aby najważniejsze punkty programu nie kolidowały z posiłkami. Przydatną podstawą do rozmowy z obiektem może być nasz przykładowy harmonogram dnia ślubu.
Fotobudka, animator, ciężki dym, pokaz pirotechniczny, bar koktajlowy czy występ muzyczny mogą wpływać na organizację całego obiektu. Przed ich zamówieniem należy sprawdzić, czy sala dopuszcza daną atrakcję i jakie warunki trzeba spełnić.
Warto ustalić:
Nie należy zakładać, że każda usługa może zostać wprowadzona na salę bez wcześniejszego uzgodnienia. Szczególnie ważne jest to przy urządzeniach wytwarzających dym, ogień, iskry albo wykorzystujących dużą ilość energii elektrycznej.
Jeżeli wesele odbywa się w hotelu, trzeba sprawdzić, czy nocleg dla Nowożeńców znajduje się w pakiecie oraz w jakich godzinach dostępny jest pokój. W naszej ofercie zapewniamy Parze Młodej apartament na noc poślubną, z możliwością uzgodnienia przedłużenia doby hotelowej.
Osobno należy ustalić rezerwację pokoi dla gości:
Hotel Grodzisko dysponuje pokojami jedno-, dwu- i trzyosobowymi oraz apartamentami. W cenę pobytu wliczone są śniadanie i parking, a standardowa doba hotelowa trwa od godziny 15.00 do 11.00. Więcej informacji o planowaniu zakwaterowania przedstawiamy w poradniku jak zorganizować nocleg dla gości weselnych.
Umowa powinna jednoznacznie wskazywać sposób obliczania całkowitego kosztu. Najczęściej podstawą jest cena za jednego uczestnika pomnożona przez ostateczną liczbę gości, ale mogą pojawić się również opłaty dodatkowe.
Należy sprawdzić:
Wszystkie kwoty powinny być opisane w sposób pozwalający ustalić, co jest już wliczone w pakiet, a co zostanie rozliczone oddzielnie. Pomocne może być wcześniejsze przygotowanie pełnego zestawienia kosztów według naszego poradnika o tym, jak zaplanować budżet weselny i uniknąć niespodzianek.
W dokumencie powinny znaleźć się zasady postępowania w przypadku rezygnacji z przyjęcia albo konieczności zmiany terminu. Warto sprawdzić:
Nawet jeżeli Para Młoda zakłada, że zmiana terminu nie będzie potrzebna, dobrze opisane zasady zwiększają bezpieczeństwo obu stron.
Przed złożeniem podpisu warto jeszcze raz sprawdzić, czy dokument określa:
Dobra umowa nie powinna być traktowana wyłącznie jako formalność. Jest przede wszystkim uporządkowanym zapisem oczekiwań Pary Młodej oraz zakresu odpowiedzialności obiektu. Dzięki niej wiadomo, jakie świadczenia obejmuje pakiet, do kiedy trzeba przekazać listę gości, kiedy wybrać menu i jak rozliczane będą dodatkowe usługi.
W Hotelu Grodzisko przedstawiamy Parom Młodym dostępne warianty organizacji przyjęcia i wspólnie dopracowujemy najważniejsze szczegóły. Nasza oferta weselna obejmuje pakiety z menu, profesjonalną obsługą, udogodnieniami dla dzieci i apartamentem dla Nowożeńców. Dzięki czytelnym ustaleniom można ograniczyć liczbę organizacyjnych niespodzianek i skupić się na radosnym oczekiwaniu na dzień ślubu.